ERP systémy

Výběr informačního systému (jinak také ERP - Enterprise Resources Planning) patří k velmi zásadním a klíčovým rozhodnutím firmy. Naše společnost se přímo nezabývá implementací konkrétního informačního systému. To nám dává prostor objetivně pomoci s výběrovým řízením a pomoci zvolit systém, který je ideální právě pro vás.

Konzultační služby k zavádění informačního systému

V dnešní době je na trhu velké množství různých informačních systémů v širokém cenovém rozpětí. Orientace v nich je velmi složitá. Zde uvedeme několik základní věcí, na které byste si měli dávat při výběru pozor. Nabídnout Vám můžeme tyto služby:

• konzultace k výběru informačního systému
• pomoc při realizaci a vyhodnocení výběrového řízení
• asistence při implementaci systému a pomoc při komunikaci s dodavatelem
• záchranné kolo při špatně probíhající implementaci, kdy dodavatel plní chybně své závazky a zákazník není schopen díky své odborné výbavě s ním "pohnout"

Ať naše služby využijete či nikoliv, prostudujte si základní fakta a rady k zavádění informačního systému.

Tipy k výběru informačního systému

• Neexistuje ideální informační systém

  Každý systém má své výhody a nevýhody. Pokud je systém vhodný pro jednu firmu, nemusí být vhodný pro Vás. Zde hledejte takto. V referencích systému vyhledejte firmy sobě podobné a o ty se zajímejte. Ostatní ignorujte a nenechávejte se jimi ohromit. Dále by měla být cena licencí systému nižší než cena jeho přizpůsobení. Mnoho zakázkových úprav obnáší komplikace v budoucnu při aktualizacích a prodlužuje dobu implementace jako takové.

• Pozor na cenu

  Cena má několik složek, se kterými si obchodníci IT firem umí pohrát. Jsou to:

  • cena licencí - zde opět pozor na strukturu a rozsah jednotlivých licencí a souběžnou využitelnost
  • cena implementace - přizpůsobení, instalace, školení
  • cena maintenance - udržovací poplatek za aktualizace (pozor, nezahrnuje samotnou práci s aktualizací)
  • poimplementační podpora a servis - měly by být dopředu jasné podmínky a ceny

• Pozor na ohromující funkce

  Při výběru systému se nenechte ohromit obrovským spektrem funkcí, které systém nabízí! Soustřeďte se na to, co potřebujete, vše ostatní je naopak na překážku, nejde-li to vypnout. Naopak, sepište si sami, co od systému potřebujete a požadujte toto v nabídkách a na prezentacích. Nespokojte se s tím, že to jde, chtějte to vidět. U každé funkce byste u vybraného systému měli mít pouze tři hodnoty: jde to standardně, musí to doprogramovat, nejde to.

• Pozor na přehnaná očekávání

  Vždy si jasně definujte cíle, co by Vám měl nový systém vyřešit, jak si představujete, že s ním budete pracovat. Toto proveďte střízlivě a podle toho volte informační systém. Je vždy lepší mít méně cílů a na 100% je splnit, že mít vystavěné vzdušné zámky, které se nakonec nevyplní.

• Pozor na smlouvy

  Je dobré si vždy dodat vlastní smlouvu o implementaci, případně servisní smlouvu. Dále je dobré si prostudovat licenční podmínky a mít jasno, s kým tyto smlouvy uzavíráte (implementační firma, výrobce atd.). Vždy by smlouva měla být uzavřena s lokální českou firmou. Vzhledem k široké problematice doporučujeme vyhledat právního zástupce, který se v tomto oboru pohybuje a smlouvu pomůže připravit či verifikovat.

• Implementační tým

  Nespokojte se s kontaktem s obchodníky. Ty po podpisu smlouvy již neuvidíte. Chtějte vidět lidi z týmu, který Vám bude systém implementovat a pokud Vám sednou, požadujte smluvně dodržení tohoto personálního složení.

• Nebojte se papírování

  Během projektu požadujte z každého jednání zápis a ten si dobře přečtěte, než jej podepíšete. Pokud něčemu nerozumíte nebo to není srozumitelné, nenechte se přesvědčovat o významu a přepište to vlastními slovy.

• Volba dodavatele

  Nikdy nekupujte systém jediné firmy. Vždy volte řešení, které implementuje více firem, což vám umožní v případě nespokojenosti, či ukončení činnosti vašeho dodavatele zvolit někoho jiného.Nevolte velké implementační firmy, jsou dražší, méně obratné, špatě se s nimi manipuluje a dost často se tam obměňuje personální obsazení. Nevolte malé firmy o 1-2 lidech, je zde riziko výpadku jednoho člověka a tím celé firmy.

• Pozor na referenční zákazníky

  Nikdy nedejte na názor referenčního zákazníka. Nezajímejte se o reference, které jsou odlišné od velikosti či oboru vaší firmy. Obvykle z toho "něco má" a není objektivní. Při referenční návštěvě se neptejte "Jak se Vám s tím pracuje ?", ale ptejte se: "Ukažte mi jak děláte to a to...".

• Závěrem - cena a kvalita spolu nesouvisí

  Speciálně u informačního systému platí, že vysoká cena zdaleka není garantem kvality, je spíše garantem toho, že i všechny další poplatky budou vysoké.

• Implementací to nekončí

  Po ukončení implementace je pozdě ptát se, co bude teď. Veškeré budoucí poplatky za údržbu licencí, technickou podporu byste měli znát předem. Dávejte si pozor i na cenu za provedení instalace nové verze (zpravidla to základní udržovací poplatek nezahrnuje) a také pozor na poplatky za údržbu a aktualizaci úprav na míru, které pro Vás partner vytvořil. Může se vám stát, že za programové úpravy a jejich přenesení na "novou verzi" ERP budete platit nemalé poplatky.